Grâce à la contribution financière de l’Office québécois de la langue française (OQLF), l’AMMAQ est fière de réaliser le présent projet dans le cadre du programme Le français au cœur de nos ambitions en visant notamment à promouvoir l’emploi de la langue française dans les entreprises membres de son association.
Sous le thème Tous ensemble, cultivons le français, l’association souhaite encourager l’utilisation du français dans l’affichage, l’accueil de la clientèle de ses membres et dans les services qui lui sont offerts et vise également à publiciser les nouvelles modifications apportées à la Charte de la langue française.
Ces grands objectifs seront réalisés au courant des deux prochaines années aux moyens de diverses communications et de nombreux outils créés et adaptés aux secteurs du commerce de gros et de détail.
Restez informés en consultant ici les ressources et outils mis à la disposition de nos membres pour les soutenir dans leurs démarches au sujet des changements apportés à la Charte de la langue française concernant l’importance pour les entreprises de travailler et de faire des affaires en français au Québec.
*Il est à noter qu’à moins d’indication à l’effet contraire, sur cette page, le mot “Charte” fait référence à la Charte de la langue française.
Octobre 2024
À partir de quand est-ce particulièrement important de calculer le nombre exact de personnes employées?
Cet exercice est surtout important lorsque l’entreprise est tout près d’un des seuils qui la ferait changer de catégories. Dans les autres cas, inclure ou non des personnes par erreur n’a généralement pas d’impact.
En effet, certaines obligations de la Charte de la langue française sont applicables à toutes les entreprises qui exercent leurs activités au Québec, et ce, peu importe le nombre de personnes employées, alors que d’autres le sont en fonction du nombre de personnes employées.
Pour connaître les seuils ainsi que les différentes catégories, nous vous invitons à consulter le sujet ci-dessous. Cette recommandation vise tout particulièrement les entreprises qui ont entre 25 et 49 personnes employées puisqu’elles seront bientôt visées par de nouvelles obligations! Consultez les autres informations sur cette page à ces sujets ou sur le site de l’OQLF.
Comment calculer le nombre de personnes employées par une entreprise et pourquoi?
Certaines obligations de la Charte de la langue française sont applicables à toutes les entreprises qui exercent leurs activités au Québec, et ce, peu importe le nombre de personnes employées, alors que d’autres le sont en fonction du nombre de personnes employées.
Cet outil sera particulièrement utile si l’entreprises est près d’un des seuils qui la ferait changer de catégories.
- Quelles sont les principales catégories?
D’abord, rappelons que les principales catégories sont :
- Moins de 25 personnes employées
- Entre 25* et 99 personnes employées
- 100 personnes employées et plus
*Actuellement et jusqu’au 1er juin 2025, l’obligation de s’inscrire auprès de l’OQLF ne s’applique qu’aux entreprises de 50 personnes employées et plus. Les entreprises de 25 à 49 personnes employées disposent d’une période transitoire jusqu’au 1er juin 2025, mais sont invitées à commencer dès maintenant les démarches pour éviter les délais de traitement de leur dossier en raison des conséquences potentielles d’être non conformes. Vous pouvez consulter les autres informations sur cette page.
- Sur quelle période faire le calcul et quel délai avez-vous pour vous conformer, le cas échéant?
La période visée aux fins du calcul pour l’inscription à l’OQLF ou encore pour se conformer aux autres types d’obligations spécifiques à une catégorie d’entreprise est en fonction du nombre de personnes employées sur une période de six mois.
Vous devez alors au plus tard 6 mois après cette période entreprendre vos démarches dont la première est l’inscription auprès de l’office.
Nous vous référons également aux autres articles sur cette page pour plus d’informations sur les droits et obligations de chacune des catégories ainsi que pour les principes qui s’appliquent à toutes les entreprises peu importe leur catégorie.
- Qu’est-ce qu’on entend par entreprise?
Le calcul doit se faire pour chaque entreprise immatriculée au Registraire des entreprises et qui possède son propre NEQ.
Cela exclut donc notamment les succursales, autres établissements de l’entreprise ou encore les autres noms employés même si les paies ou autres documents remis aux personnes employées portent ces noms, car ce qui compte pour ce calcul, c’est le NEQ.
Par conséquent l’exercice doit être fait individuellement pour chaque entreprise qui possède son propre NEQ.
- Qui inclure et qui ne pas inclure dans votre calcul?
D’abord, la notion de personne employée peut varier d’une loi à une autre, alors il est toujours important de vérifier dans la loi en question s’il y a une définition précise. Par exemple, la personne salariée visée par la Loi sur les normes du travail n’est pas la même que celle visée par le Code du travail.
Au niveau de la Charte, celle-ci ne contient aucune définition du terme « personne employée » alors nous devons y aller par interprétation des autres articles de cette loi ainsi qu’avec le sens commun des mots.
En 2022, l’article 40.3 a été ajouté pour inclure certaines définitions applicables à la section « La langue du travail ».
De ces définitions, nous pouvons conclure que vous devez comptabiliser :
- Les salariés auxquels s’applique la section V.2 du chapitre IV de la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1), à savoir la section sur le harcèlement psychologique;
- Les travailleurs qui sont des salariés et des personnes dont les conditions d’engagement ou de rémunération ou dont la rétribution de services sont prévues par une entente collective.
Il est important de rappeler qu’aux fins du harcèlement psychologique (HP) et à titre exceptionnel, les cadres supérieurs et les membres de la haute direction sont visés; ces personnes doivent donc être incluses dans votre calcul.
Pour plus d’information sur la différence entre un salarié et un travailleur autonome/contractuel ou autres formes de lien d’emploi et ainsi vous aider à déterminer si vous devez inclure cette personne dans votre calcul, vous pouvez consulter le site de la CNESST.
Il peut arriver parfois que le mot « personne » puisse également inclure les personnes morales lorsque le contexte le permet, mais ce n’est pas le cas ici, alors seules les personnes physiques doivent être comptées.
Cela exclut donc pour les fins de ce calcul les employés de vos sous-traitants ou sous-contractants qui est un calque de l’anglais et dont l’utilisation n’est pas recommandée.
Pour terminer, les autres distinctions, par exemple quant au nombre d’heures travaillées ou au statut de la personne (temps plein ou temps partiel, temporaire, permanent, en probation, etc.), ne sont pas pertinentes et vous devez inclure toutes ces personnes dans votre calcul.
- Conclusion
Il est possible de contacter une personne de l’OQLF au coordonnées ci-dessous selon le sujet.
Concernant précisément le formulaire d’inscription à la francisation :
À inscription@oqlf.gouv.qc.ca ou au 1 888 873-6202.
Pour les renseignements généraux :
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30
514 873-6565 ou, sans frais, 1 888 873-6202 (au Canada seulement)
Formulaire en ligne : “Nous joindre” https://www.oqlf.gouv.qc.ca/coordonnees.html
Ou à mailto:info@oqlf.gouv.qc.ca
Pour les services Mémo, mon assistant pour la francisation :
514 873-6565 ou 1 888 873-6202 (sans frais partout au Québec)
Ou à mailto:accompagnement@oqlf.gouv.qc.ca
Principaux liens pour accéder au site de l’OQLF ou aux articles pertinents de la Charte pour plus d’informations sur les sujets suivants
Vous pouvez également consulter le site de l’OQLF qui contient une multitude d’outils et d’informations.
Septembre 2024
Résumé de la démarche de francisation
Résumé de la démarche de francisation
A. Pour qui?
a. L’inscription est pour les entreprises qui emploient 25 personnes et plus. Vous devez vous inscrire à l’OQLF en vue d’obtenir un certificat de francisation.
B. Quand? Selon la catégorie, soit:
a. Dès maintenant si vous employez déjà 50 personnes* et plus
b. Ou d’ici le 1er juin 2025 pour les entreprises qui emploient entre 25 et 49 personnes*.
c. N’oubliez pas qu’il s’agit du nombre de personnes employées sur une période de 6 mois. Dès que vous atteignez un nombre qui vous fait passer à une autre
catégorie, vous avez 6 mois pour vous conformer à cette nouvelle catégorie.
d. Note: Un outil sera publié en octobre 2024 pour aider à définir la notion de personne employée selon les diverses situations couramment rencontrées dans le
milieu du travail.
C. Comment faire?
Transmission des renseignements généraux sur la structure et les activités de l’entreprise sur le formulaire d’inscription ci-joint (fichier en format Word). Le formulaire indique les diverses façons de le transmettre à l’OQLF.
- 100 personnes employées et plus ou si l’Office vous a ordonné de créer un tel comité à Comité de francisation :
- Formation d’un comité dont il faut informer l’OQLF de sa composition dès l’étape de l’inscription;
- Composition : la moitié doivent représenter les travailleurs et l’autre moitié est formée du représentant désigné auprès de l’OQLF par la direction et par les autres représentants désignés par celle-ci.
- De plus, vous devez diffuser aux employés le nom de vos représentants (art. 139.2);
- Un membre parmi les travailleurs doit aussi être désigné pour agir comme représentant auprès de l’OQLF.
LES ÉTAPES
- Inscription à l’Office (voir ci-dessus « C. Comment faire? »)
- Analyse de la situation linguistique
Sur réception de l’attestation d’inscription, vous devez réaliser une analyse de la situation linguistique sur le présent formulaire (fichier en format Word). Le formulaire indique les diverses façons de le transmettre à l’OQLF.
Quand? Vous devez transmettre ce formulaire dans les 3 mois*** de la date de délivrance de l’attestation d’inscription.
**Il est à noter que le délai est passé de 6 mois à 3 mois depuis 2022.
Si l’OQLF estime que l’utilisation du français est généralisée, elle va vous délivrer un certificat de francisation (voir étape 4). Dans le cas contraire, les étapes 3.1 à 3.4 devront être effectuées.
| 3. Programme de francisation (si nécessaire, selon la situation de l’entreprise)
3.1 Demande d’un programme de francisation pour les éléments indiqués par l’OQLF comme devant être corrigés; 3.2 Élaboration et remise du programme à l’OQLF : vous devez élaborer un programme et le soumettre dans les 3 mois** de la date de réception de l’avis de demande d’un programme. 100 employés et plus, c’est le comité de francisation qui voit à l’élaboration du programme. Pour obtenir le formulaire prévu à cette fin, vous allez pouvoir contacter le conseiller en francisation qui sera responsable de votre dossier; 3.3 Approbation du programme; 3.4 Application du programme de francisation : il faut remettre un rapport tous les 12 mois; · Diffusion du programme et des rapports sur sa mise en œuvre auprès du personnel; · Rapport prévu à cette fin disponible auprès de votre conseiller; · Vous pouvez demander à l’OQLF un délai si nécessaire.
|
- Certification et permanence de la francisation : rapport triennal soumis sur le formulaire (en format Word) prévu à cette fin. Le formulaire indique les diverses façons de le transmettre à l’OQLF.
Si l’utilisation n’est plus généralisée à tous les niveaux, un préavis vous sera envoyé et vous devrez adopter et mettre en œuvre un plan d’action pour remédier à la situation. Vous aurez alors 2 mois à partir de la demande pour vous exécuter.
Autre information pertinente
Il est à noter que toutes les entreprises inscrites à l’OQLF ont accès à une personne de l’Office qui les accompagne et qui peut répondre à leurs questions.
Conclusion
Vous pouvez aussi commencer par remplir le formulaire d’autoévaluation si vous ne l’avez pas déjà fait et consulter la section Mémo mon assistant pour la francisation.
De plus, n’oubliez pas que les entreprises ont maintenant 3 mois pour effectuer certaines démarches et non plus 6 mois comme que cela était le cas auparavant.
Vous avez donc tout intérêt à vous y mettre dès maintenant particulièrement en raison de l’interdiction faite à l’Administration de contracter avec certaines entreprises ou de leur accorder des subventions!
Principaux liens pour accéder au site de l’OQLF ou aux articles pertinents de la Charte pour plus d’informations sur les sujets suivants :
Les informations générales pertinentes pour les entreprises
Le chapitre V de la Charte concernant la francisation des entreprises (articles 135 et suivants)
Outre l’interdiction pour l’Administration de contracter avec l’entreprise, quel autre impact majeur les nouvelles modifications à la Charte peuvent-elles avoir?
Les nouvelles modifications pourraient avoir un impact sur l’accessibilité à demander et à obtenir des subventions !
En effet, depuis le 1er juin 2022, l’Administration n’a plus le droit d’octroyer une subvention aux entreprises qui emploient 50* personnes et plus et qui :
Ne possèdent pas l’attestation d’inscription ; ou
- N’ont pas fourni dans le délai prescrit l’analyse de leur situation linguistique ; ou
- Ne possède pas d’attestation d’application du programme ni le certificat de francisation.
*Il est important de noter que ce chiffre va passer à 25 personnes employées et plus à partir du 1er juin 2025.
De plus, depuis le 1er juin 2023, l’Administration ne peut plus octroyer à une entreprise visée qui a refusé l’offre de l’OQLF de mettre en place des services d’apprentissage du français ou n’a pas respecté les modalités de l’entente.
Vous pouvez également consulter la section de mai pour en savoir plus sur qui est visé de part et d’autre au niveau des appels d’offres publics ou contrats de gré à gré avec l’Administration … et des subventions !
Juillet 2024
Documents qui se rattachent à un contrat d’adhésion
Le nouvel article 27.3 du Règlement sur la langue du commerce et des affaires* précise que parmi les documents qui se rattachent à un contrat d’adhésion et qui sont visés par l’article 55 de la Charte, se trouve notamment:
- le document qui atteste l’existence du contrat, tel un certificat d’assurance ou une attestation d’assurance;
- le document dont l’annexion au contrat est requise par la loi, tel un formulaire de résiliation ou de résolution;
- le document qui en constitue autrement l’accessoire.
Rappelons que les documents qui sont liés au contrat d’adhésion doivent être rédigés en français, sauf si, après que la version française du contrat a été remise à l’adhérent, les parties expriment expressément leur volonté de conclure le contrat dans une autre langue que le français.
*Au moment d’écrire ces lignes, la version à jour du Règlement est en date du 1er avril 2024 et l’article 27.3 n’est pas encore disponible. Il sera possible de le consulter sous peu en cliquant sur le lien.
Remise de la version française lorsque le contrat d’adhésion est conclu par téléphone ou par un moyen technologique
Le nouvel article 27.3 du Règlement sur la langue du commerce et des affaires* précise de quelle façon le commerçant peut satisfaire à son obligation de remettre la version française dans ces deux cas.
Ainsi, lorsque la conclusion du contrat se fait par téléphone, l’obligation de remettre une version française d’un contrat d’adhésion est satisfaite dès lors que l’adhérent a exprimé sa volonté expresse de conclure le contrat dans une autre langue que le français, et ce, dans les cas suivants :
- l’adhérent a préalablement été invité expressément à consulter par moyen technologique les clauses types applicables rédigées en français;
- le contrat doit prendre effet immédiatement et l’adhérent ne dispose pas des outils technologiques lui permettant d’avoir accès aux clauses types applicables de ce contrat.
Il est à noter que ces conditions sont cumulatives.
Quant aux contrats conclus par l’entremise d’un moyen technologique, l’obligation de remettre une version française d’un contrat d’adhésion est satisfaite par la remise des clauses types applicables, en langue française, à l’adhérent.
Dans ces deux cas, si l’adhérent constate que les versions en français et dans une autre langue qui lui sont remises ou qu’il consulte ultérieurement divergent, l’adhérent peut, conformément au troisième alinéa de l’article 91 de la Charte, invoquer l’une ou l’autre des versions, selon ses intérêts.
*Au moment d’écrire ces lignes, la version à jour du Règlement est en date du 1er avril 2024 et l’article 27.3 n’est pas encore disponible. Il sera possible de le consulter sous peu en cliquant sur le lien.
Obligations en matière de langue française dont la solution passe par le fabricant
La Charte de la langue française, ses règlements ainsi que la Loi sur la protection du consommateur ont été modifiés et contiennent plusieurs obligations, dont la solution pour certaines, relèvent plus du fabricant que du commerçant.
Obligations en vertu de la Charte Plusieurs documents ou autres types de communications, informations ou inscriptions doivent être au moins rédigés en français et s’ils sont également rédigés dans d’autres langues, le français doit être accessible dans des conditions aussi favorables et cela inclut notamment :
- L’inscription sur un produit, le contenant, l’emballage, les documents ou objets qui l’accompagnent y compris le mode d’emploi et les certificats de garantie;
- Les génériques ou les descriptifs sur les produits qui sont compris dans une marque de commerce (à partir du 1er juin 2025);
- Les catalogues, brochures, dépliants, annuaires commerciaux, bons de commande ainsi que tout autre document de même nature, et ce, peu importe le support;
- Tout logiciel, y compris tout système d’exploitation;
- Les contrats d’adhésion et les documents qui s’y rattachent (incluant le contrat de financement du fabricant, le cas échéant);
- Les factures,les reçus, les quittances et les autres documents de même nature;
Quant à l’affichage public et la publicité commerciale, si une autre langue est présente, le français doit être nettement prédominant.
Certaines autres obligations sont contenues dans ce Règlement. Cela est notamment le cas pour les inscriptions concernant la sécurité qui doivent être en français (par exemple les autocollants d’avertissement).
Puisque plusieurs de ces informations proviennent en fait du fabricant, il est donc important qu’ils soient au courant que la version française doit être disponible dans tous ces cas selon les exigences contenues dans les lois du Québec incluant celles depuis 2022, car les fabricants aussi pourraient être impactés en cas de manquements.
En effet, outre les conséquences pénales, des conséquences civiles peuvent découler d’un manquement à la Charte et peuvent aller jusqu’à la nullité du contrat dans certains cas, notamment pour les contrats d’adhésion et de consommation.
Si la nullité du contrat est prononcée, il est réputé ne jamais avoir existé.
De plus, même si le contrat est en français, les documents qui l’accompagnent ne peuvent être unilingues dans une autre langue et doivent être aussi en français, car ils sont considérés comme se rattachant au contrat principal.
Bien entendu, il arrive régulièrement qu’une partie poursuive le commerçant, mais aussi le fabricant. Dans les cas où un recours est institué contre le commerçant uniquement et que la faute alléguée relève selon lui plus du fabricant, il peut alors appeler le fabricant en garantie sans compter si le bien a été revendu, car généralement dans ce cas, seul le fabricant devrait être visé.
Quant à la langue du travail, depuis 2022 la Charte précise que les documents de formation à l’intention du personnel rendus disponibles par l’employeur doivent être rédigés en français ou la version française doit être accessible dans des conditions au moins aussi favorables. Cela est surtout vrai pour les emplois dont la connaissance d’une autre langue que le français ou un niveau de connaissances spécifiques ne peuvent se justifier en fonction des tâches à accomplir.
Conclusion
L’OQLF met en place depuis plusieurs années des initiatives afin de sensibiliser les fabricants qui ne possèdent ni établissement ni bureau de ventes au Québec quant aux garanties linguistiques fondamentales prévues par la Charte.
Informations complètes avec références aux articles de lois
La Charte de la langue française (ci-après « la Charte ») et ses règlements contiennent plusieurs obligations dont certaines relèvent plus du fabricant que du commerçant.
- Obligations en vertu de la Charte
- La langue du commerce et des affaires
Les articles 50.2 et ss de la Charte prévoient les règles applicables au sujet de la version française de plusieurs documents ou autres types de communications, informations ou inscriptions.
En effet, le principe général est que ces derniers doivent être au moins rédigés en français et s’ils sont également rédigés dans d’autres langues, le français doit être accessible dans des conditions aussi favorables.
C’est notamment le cas de :
- L’inscription sur un produit, son contenant, son emballage, un document ou objet qui l’accompagne y compris le mode d’emploi et les certificats de garantie (art. 51);
- Les génériques ou les descriptifs sur les produits qui sont compris dans une marque de commerce doivent figurer en français sur le produit ou sur un support qui s’y rattache de façon permanente (art. 1 en vigueur à partir du 1er juin 2025);
- Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux, les bons de commande et tout autre document de même nature, et ce, peu importe le support, notamment papier ou électronique (art. 52);
- Tout logiciel, y compris tout système d’exploitation, qu’il soit installé ou non, doit être disponible en français, à moins qu’il n’en existe aucune version française. Ils peuvent être disponibles dans une autre langue, pourvu que la version française soit accessible dans des conditions, sous réserve du prix lorsque celui-ci résulte d’un coût de production ou de distribution supérieur, au moins aussi favorables et possède des caractéristiques techniques au moins équivalentes (art. 1);
- Les contrats d’adhésion et les documents qui s’y rattachent (incluant le contrat de financement du fabricant, le cas échéant) doivent être rédigés en français et la version française doit être remise d’abord à l’adhérent pour qu’une version dans une autre langue puisse lier les parties (art. 55) (Voir les outils spécifiques et le Ponctuel à ces sujets);
- Les factures,les reçus, les quittances et les autres documents de même nature (art. 57);
- L’affichage public et la publicité commerciale. Par contre, si une autre langue est présente, le français doit être nettement prédominant (art. 58).
Bien entendu, ces principes incluent notamment les étiquettes sur les pièces de rechange ou encore les accessoires installés sur les équipements si ces derniers proviennent d’une autre compagnie que le fabricant, surtout s’ils doivent être approuvés par lui.
Certaines autres obligations sont contenues dans le Règlement sur langue du commerce et des affaires (ci-après « le Règlement ») que vous pouvez consulter pour plus d’information sur toutes les normes.
En effet, une des normes pour les produits qui proviennent de l’extérieur du Québec vise les inscriptions concernant la sécurité qui doivent être en français (par exemple les autocollants d’avertissement).
- Langue du travail
D’abord, depuis 2022, la Charte précise que certains documents précis que l’employeur rend disponibles doivent être rédigés en français et, s’il les rend disponibles dans une autre langue, que leur version française soit accessible dans des conditions au moins aussi favorables ce qui inclut les documents de formation produits à l’intention de son personnel.
Mai 2024
Appels d’offres publics ou contrats de gré à gré avec l’Administration : qui est visé de part et d’autre?
Depuis le 1er juin 2022, une disposition de la Charte a été adoptée et cet article a créé une nouvelle interdiction pour l’Administration de contracter avec certaines entreprises. Il est donc important de connaître non seulement quelles sont les entreprises visées par cette interdiction, mais également de savoir à qui fait référence la Charte lorsqu’elle parle de l’Administration.
D’un côté, il y a donc l’Administration qui inclut notamment :
- Le gouvernement et ses ministères;
- Les organismes gouvernementaux;
- Les organismes municipaux et scolaires ainsi que les services de santé et les services sociaux.
Mais attention, il y a également :
- Les organismes qui relèvent de l’autorité d’une ou de plusieurs municipalités et qui participent à l’administration du territoire dont par exemple une régie incendie ou de déchets ou encore une MRC;
- Les sociétés de transport.
Pour la liste complète, vous pouvez consulter l’Annexe I de la Charte.
De l’autre, il y a 5 catégories d’entreprises
1- Les entreprises employant 50* personnes employées et plus
Depuis le 1er juin 2022, l’Administration ne peut conclure un contrat avec une entreprise employant 50 personnes et plus si cette dernière ne possède pas une attestation d’inscription ou elle n’a pas fourni dans le délai prescrit l’analyse de sa situation linguistique ou elle ne possède pas d’attestation d’application de programme ou encore de certificat de francisation.
2- Les entreprises dont le nom apparaît sur la liste des entreprises non conformes
Cette interdiction s’applique également si le nom de l’entreprise figure sur la liste des entreprises non conformes au processus de francisation publiée à l’intention des organismes publics et de l’Administration publique que l’on retrouve sur le site de l’OQLF. Voici le lien pour consulter cette liste à jour ainsi que celui pour les entreprises certifiées conformes par l’OQLF.
3- Les entreprises choisies d’un secteur visé qui ont refusé l’offre de l’OQLF ou sont en défaut en vertu de l’entente. Cela vise les entreprises qui emploient au moins 5 personnes et moins de 50 (ou moins de 25 à partir du 1er juin 2025)
En effet, depuis le 1er juin 2023, en vertu de cette même disposition, l’Administration ne peut plus conclure un contrat avec une entreprise visée qui a refusé l’offre de l’OQLF de mettre en place des services d’apprentissage du français ou n’a pas respecté les modalités de l’entente (voir la section Francisation dans certaines autres entreprises dans le Tableau des nouvelles obligations pour plus de détails).
4- *Les entreprises employant entre 25 et 49 personnes– À partir du 1er juin 2025
Vous pouvez déjà vous inscrire, mais à partir du 1er juin 2025, la période transitoire qui vous octroie un délai pour se faire va prendre fin. L’obligation de l’article 139 de la Charte va donc s’appliquer à vous, vous aurez l’obligation de vous inscrire auprès de l’Office.
Le résumé des démarches publié initialement avec le Tableau des nouvelles obligations en avril 2023 sera bonifié et publié sous la forme d’un outil d’ici la mi-juin dans la section Outils du site de l’AMMAQ. Vous pouvez également en tout temps consulter le site de l’OQLF à ce sujet.
5- Les entreprises de moins de 25 personnes employées
Vous pouvez soumissionner sans formalité sur des appels d’offres ou conclure des contrats de gré à gré avec l’Administration à moins d’avoir reçu une offre de l’OQLF et de l’avoir refusée ou de ne pas avoir respecté l’entente (voir #3).
Avril 2024
Est-ce qu‘un message d’accueil téléphonique peut être bilingue?
OUI, contrairement à l’Administration, la Charte ne précise pas que le français doit être exclusivement utilisé par les entreprises privées dans les communications orales. Par contre, sachez qu’il existe une exception dans le cas où l’entreprise privée rendrait des services destinés au public en vertu d’un contrat conclu avec un organisme de l’Administration, auquel cas cette entreprise privée est assujettie aux mêmes règles que si les services étaient rendus par l’organisme lui-même. De plus, pour ceux qui soumissionnent ou concluent de gré à gré des contrats avec des organismes publics, il pourrait être bon de garder l’œil ouvert à ce sujet au cas où des clauses viendraient influencer ou ajouter à vos obligations de façon contractuelle.
Outre ces exceptions, dans les autres cas une entreprise privée n’a pas l’obligation de communiquer oralement exclusivement en français. Par contre, la Charte prévoit que les clients qui se qualifient de consommateurs ont le droit d’être informés et servis en français. De même, les entreprises qui offrent des services à un public autre que des consommateurs doivent aussi les informer et les servir en français.
Par conséquent, votre message d’accueil doit minimalement être en français, mais il est permis d’utiliser une autre langue en plus du français. Dans ces cas, il s’agit des mêmes principes que dans toutes les autres situations où l’usage exclusif du français n’est pas obligatoire, par exemple dans l’étiquetage des produits ou la documentation commerciale, et le français doit être accessible dans des conditions au moins aussi favorables.
Les normes applicables varient en fonction du sujet. Il faut donc en tout premier lieu déterminer de quoi on parle.
La Charte de la langue française et ses règlements contiennent plusieurs obligations et ces dernières peuvent grandement varier en fonction du sujet ou d’un seul élément.
Il faut donc commencer par identifier de quoi il s’agit et bien cerner tous les paramètres, mais un fait demeure, peu importe la date où la question se pose, la première à se poser doit être « De quoi on parle? », car la réponse à cette question permet de se diriger vers les bonnes sources et ressources.
Les principaux éléments importants et points à examiner pour débuter sont analyse sont:
- La date où vous vous posez la question notamment en rapport avec celles des entrées en vigueur des changements législatifs dont les principales sont :
- 1er juin 2022;
- 1er juin 2023;
- 1er juin 2025;
- 15 jours suivant la publication des changements au Règlement sur la langue du commerce et des affaires. (Date à venir)
- Est-il question :
- D’affichage
- Public ou non;
- Visible ou non de l’extérieur;
- D’inscription sur les produits;
- De diffusion d’informations;
- Du nom de l’entreprise;
- D’une marque de commerce;
- De publicité;
- De documentation commerciale;
- De la provenance du document ou de l’information (notamment interne ou externe);
- De service à la clientèle;
- Du type de contrat et s’il est de gré à gré ou d’adhésion;
- D’un contrat conclu en personne, au téléphone ou par moyens technologiques;
- D’appel d’offres d’un organisme public;
- D’une subvention gouvernementale;
- À qui s’adresse le document ou l’information (notamment interne ou externe);
- Qui d’autre est impliqué : une personne employée, le personnel, la clientèle, un consommateur, un fournisseur, un tiers, l’Administration, etc.
- D’affichage
- La catégorie d’entreprise en fonction du nombre de personnes employées qui est calculé par NEQ;
- Par la suite, il faut déterminer les règles, obligations et exceptions prévues par la loi et qui sont:
- Actuellement applicables;
- Déjà prévues, mais avec une entrée en vigueur dans les prochains mois.
Conclusion
Les obligations vont varier en fonction du sujet, mais aussi dans le temps alors il est important de consulter les outils ou articles de loi appropriés.
Dans certaines situations, arriver à une conclusion erronée n’aura que peu de conséquences concrètes sinon aucune, alors que dans d’autres situations, les conséquences pourraient être fâcheuses, voire même très couteuses.
En effet, dans les cas où l’usage d’une autre langue est permis, il existe deux principales normes soit :
- La suffisance du français (aussi visible ou encore qu’il soit accessible dans des conditions au moins aussi favorables);
- La nette prédominance.
Cela démontre toute l’importance d’avant tout bien identifier le sujet du questionnement.
Mars 2024
L’exigence de la connaissance d’une autre langue et la rédaction de l’offre d’emploi diffusée.
Cette obligation vise la dotation d’un poste que ce soit par recrutement ou embauche à l’externe, mais également les cas de mutation ou de promotion à l’interne.
Un employeur qui exige la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue que le français pour accéder à un poste doit, lorsqu’il diffuse une offre visant à pourvoir ce poste, y indiquer les motifs justifiant cette exigence.
La loi n’indique pas le niveau de détails nécessaire. À défaut de précisions, il faut présumer que pour atteindre l’objectif il faut au moins faire mention succinctement dans l’offre des principaux motifs. L’Office indique quant à lui que les motifs devraient permettre aux personnes qui postulent de comprendre les raisons qui justifient l’exigence. De plus, l’OQLF suggère d’inclure la fréquence à laquelle ces connaissances seront utilisées et le niveau de connaissance requis.
Les motifs indiqués peuvent notamment inclure le fait de desservir une clientèle, des fournisseurs ou des fabricants internationaux, mais il s’agit de cas par cas.
La loi prévoit depuis 2022 les démarches que l’employeur doit effectuer pour pouvoir exiger la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue. Pour plus d’information à ce sujet, vous pouvez notamment consulter l’Aide-mémoire à l’intention des employeurs au sujet de l’exigence relative à la connaissance d’une autre langue que le français publié par l’OQLF.
Les critères pour exiger la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue que le français.
Situation antérieure à 2022
Les employeurs avaient souvent tendance à exiger la connaissance de l’anglais ou un certain niveau de connaissance sans que cela soit absolument nécessaire.
En effet, la version antérieure de l’article 46 la Charte prévoyait que l’employeur ne pouvait exiger pour l’accès à un emploi ou à un poste la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une langue autre que le français à moins que l’accomplissement des tâches ne nécessite une telle connaissance.
À cette époque, le législateur déplorait que le critère de nécessité était allègrement bafoué et la jurisprudence démontrait que ce critère pouvait être assez facilement rempli. L’application par les tribunaux était relativement souple et tenait compte notamment des circonstances propres au milieu et au poste impliqués.
À ces sujets, les points importants comprenaient notamment le fait que :
- Il y a plusieurs facteurs qui peuvent être considérés;
- Le résultat dépend des circonstances propres à chaque cas;
- Il faut appliquer le critère de rationalité, de pertinence et de raisonnabilité;
- Donc la décision ne doit pas être de mauvaise foi, déraisonnable, arbitraire ou discriminatoire;
- L’exigence doit être justifiée en fonction des contraintes réelles du service;
- Le fardeau de la preuve incombe à l’employeur;
- L’exigence doit être nécessaire pour être en mesure de bien remplir toutes les responsabilités qui relèvent de la personne titulaire du poste;
- La présence d’une clientèle minoritaire, voire même très minoritaire, suffisait à justifier l’exigence si le fait de desservir cette clientèle faisait partie intégrante des responsabilités du poste;
- Le fait que l’exigence permettait d’offrir le même niveau de services, de les diversifier ou de développer de nouveaux marchés;
- La présence de fournisseurs ou de clients anglophones;
- Le critère selon lequel il ne fallait pas confondre utilité et nécessité;
À l’époque, la jurisprudence reconnaissait que le tribunal devait juger selon le poste tel qu’il était et non pas tel qu’il pourrait être si l’organisation y apportait des changements. Il était reconnu qu’il n’appartenait pas aux tribunaux d’ordonner à l’employeur de réorganiser ses activités.
Depuis les modifications de 2022
Les précédents exemples doivent maintenant être interprétés à la lumière de la version amendée de l’article 46 de la Charte qui conserve la notion de nécessité, mais prévoit maintenant que l’employeur doit au préalable, s’il veut être en mesure de démontrer le caractère véritablement nécessaire de l’exigence, faire certaines démarches et vérifications avant d’imposer la connaissance ou le niveau de connaissance d’une autre langue que le français.
En effet, les employeurs doivent désormais être en mesure de démontrer qu’ils ont pris tous les moyens nécessaires pour éviter d’imposer une telle exigence.
Pour être en mesure de remplir son fardeau de preuve, le nouvel article 46.1 de la Charte précise maintenant les démarches que l’employeur doit effectuer au préalable. Ainsi, dès qu’une des démarches suivantes prévues à cet article n’est pas remplie, l’employeur est réputé ne pas avoir pris tous les moyens raisonnables.
Un employeur doit donc minimalement faire les trois (3) démarches suivantes :
- Évaluer les besoins linguistiques réels associés aux tâches à accomplir ce qui signifie notamment de réviser les descriptions de tâches afin de s’assurer qu’elles sont à jour et correspondent à la réalité.
- Vérifier si les connaissances linguistiques déjà exigées des autres membres du personnel ne sont pas suffisantes pour l’accomplissement de ces tâches. Il faudra alors considérer l’état actuel de ces connaissances et effectuer une certaine forme de mise à jour de cette information dans le temps pour éviter de recommencer à chaque affichage de poste. Pour terminer, il faut tenir compte de la possibilité ou non de morceler les tâches et de son impact sur l’organisation quant à la raisonnabilité et à la faisabilité de la réorganisation notamment en lien avec les autres principes du droit du travail (convention collective, connexité ou spécialisation des tâches, acte réservé à une profession, etc.).
- Restreindre le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance ou un niveau de connaissance d’une autre langue que le français. En effet, l’OQLF souligne que ce n’est pas en raison du fait que l’employeur a régulièrement des contacts avec l’étranger que tous les employés doivent nécessairement être en mesure de communiquer dans cette autre langue.
Par contre, il est important de noter que la loi précise que, sans en restreindre la portée, l’article ne peut être interprété de façon à imposer à un employeur une réorganisation déraisonnable de son entreprise. Il faudra donc attendre l’interprétation que la jurisprudence fera de ce concept ainsi que les critères qui seront utilisés pour évaluer la raisonnabilité de la réorganisation. En effet, comme mentionné précédemment, la jurisprudence sous l’ancien article était plutôt à l’effet contraire.
Une personne qui se croit victime d’une pratique interdite à ces sujets pourra faire valoir ses droits auprès de la CNESST en vertu de l’article 47 dans les 45 jours de la pratique reprochée. Il est à noter qu’il peut donc s’agir d’une personne employée ou d’une personne qui a postulé. Dans le cas où il y a une convention ou entente collective, l’article 50 prévoit que les articles 41 à 49 de la Charte sont réputés en faire partie intégrante et le dépôt d’un grief (ou autre mécanisme prévu s’il s’agit d’une entente) sera le moyen de faire valoir les différents droits inclus dans ces articles.
Conclusion
Le résultat de l’analyse des trois démarches maintenant obligatoires et du critère de la nécessité peut varier dans le temps notamment quant à l’évolution des tâches réellement accomplies, au moment où l’employeur a procédé à l’analyse précédente ou encore à l’évolution de la composition du personnel ce qui a pu avoir un impact sur les connaissances linguistiques déjà présentes au sein de l’équipe de travail. Bien entendu, l’employeur doit faire et adapter son analyse du poste en fonction de la réalité propre à chaque succursale ou entreprise.
Vous pouvez également consulter l’Aide-mémoire à l’intention des employeurs au sujet de l’exigence relative à la connaissance d’une autre langue que le français publié par l’OQLF à ce sujet ou le questionnaire pour aider les employeurs à faire l’état de la situation dans leur entreprise.
Décembre 2023
Calendrier 2024
Cliquez ici pour télécharger le calendrier.
Pour toute autre information au sujet de la Charte de la langue française et sur bien d’autres sujets, consultez le site de l’Office québécois de la langue française.
