Grâce à la contribution financière de l’Office québécois de la langue française (OQLF), l’AMMAQ est fière de réaliser le présent projet dans le cadre du programme Le français au cœur de nos ambitions en visant notamment à promouvoir l’emploi de la langue française dans les entreprises membres de son association.

Sous le thème Tous ensemble, cultivons le français, l’association souhaite encourager l’utilisation du français dans l’affichage, l’accueil de la clientèle de ses membres et dans les services qui lui sont offerts et vise également à publiciser les nouvelles modifications apportées à la Charte de la langue française.

Ces grands objectifs seront réalisés au courant des deux prochaines années aux moyens de diverses communications et de nombreux outils créés et adaptés aux secteurs du commerce de gros et de détail.

Restez informés en consultant ici les ressources et outils mis à la disposition de nos membres pour les soutenir dans leurs démarches au sujet des changements apportés à la Charte de la langue française concernant l’importance pour les entreprises de travailler et de faire des affaires en français au Québec.

*Il est à noter qu’à moins d’indication à l’effet contraire, sur cette page, le mot “Charte” fait référence à la Charte de la langue française.

Mai 2024

Depuis le 1er juin 2022, une disposition de la Charte a été adoptée et cet article a créé une nouvelle interdiction pour l’Administration de contracter avec certaines entreprises.  Il est donc important de connaître non seulement quelles sont les entreprises visées par cette interdiction, mais également de savoir à qui fait référence la Charte lorsqu’elle parle de l’Administration.

 D’un côté, il y a donc l’Administration qui inclut notamment :

  • Le gouvernement et ses ministères;
  • Les organismes gouvernementaux;
  • Les organismes municipaux et scolaires ainsi que les services de santé et les services sociaux.

Mais attention, il y a également :

  • Les organismes qui relèvent de l’autorité d’une ou de plusieurs municipalités et qui participent à l’administration du territoire dont par exemple une régie incendie ou de déchets ou encore une MRC;
  • Les sociétés de transport.

Pour la liste complète, vous pouvez consulter l’Annexe I de la Charte.

De l’autre, il y a 5 catégories d’entreprises

 1- Les entreprises employant 50* personnes employées et plus

Depuis le 1er juin 2022, l’Administration ne peut conclure un contrat avec une entreprise employant 50 personnes et plus si cette dernière ne possède pas une attestation d’inscription ou elle n’a pas fourni dans le délai prescrit l’analyse de sa situation linguistique ou elle ne possède pas d’attestation d’application de programme ou encore de certificat de francisation.

2- Les entreprises dont le nom apparaît sur la liste des entreprises non conformes

Cette interdiction s’applique également si le nom de l’entreprise figure sur la liste des entreprises non conformes au processus de francisation publiée à l’intention des organismes publics et de l’Administration publique que l’on retrouve sur le site de l’OQLF.  Voici le lien pour consulter cette liste à jour ainsi que celui pour les entreprises certifiées conformes par l’OQLF.

3- Les entreprises choisies d’un secteur visé qui ont refusé l’offre de l’OQLF ou sont en défaut en vertu de l’entente. Cela vise les entreprises qui emploient au moins 5 personnes et moins de 50 (ou moins de 25 à partir du 1er juin 2025)

En effet, depuis le 1er juin 2023, en vertu de cette même disposition, l’Administration ne peut plus conclure un contrat avec une entreprise visée qui a refusé l’offre de l’OQLF de mettre en place des services d’apprentissage du français ou n’a pas respecté les modalités de l’entente (voir la section Francisation dans certaines autres entreprises dans le Tableau des nouvelles obligations pour plus de détails).

4- *Les entreprises employant entre 25 et 49 personnes– À partir du 1er juin 2025

Vous pouvez déjà vous inscrire, mais à partir du 1er juin 2025, la période transitoire qui vous octroie un délai pour se faire va prendre fin. L’obligation de l’article 139 de la Charte va donc s’appliquer à vous, vous aurez l’obligation de vous inscrire auprès de l’Office.

Le résumé des démarches publié initialement avec le Tableau des nouvelles obligations en avril 2023 sera bonifié et publié sous la forme d’un outil d’ici la mi-juin dans la section Outils du site de l’AMMAQ.  Vous pouvez également en tout temps consulter le site de l’OQLF à ce sujet.

5- Les entreprises de moins de 25 personnes employées

Vous pouvez soumissionner sans formalité sur des appels d’offres ou conclure des contrats de gré à gré avec l’Administration à moins d’avoir reçu une offre de l’OQLF et de l’avoir refusée ou de ne pas avoir respecté l’entente (voir #3).

Avril 2024

OUI, contrairement à l’Administration, la Charte ne précise pas que le français doit être exclusivement utilisé par les entreprises privées dans les communications orales.  Par contre, sachez qu’il existe une exception dans le cas où l’entreprise privée rendrait des services destinés au public en vertu d’un contrat conclu avec un organisme de l’Administration, auquel cas cette entreprise privée est assujettie aux mêmes règles que si les services étaient rendus par l’organisme lui-même.  De plus, pour ceux qui soumissionnent ou concluent de gré à gré des contrats avec des organismes publics, il pourrait être bon de garder l’œil ouvert à ce sujet au cas où des clauses viendraient influencer ou ajouter à vos obligations de façon contractuelle.

Outre ces exceptions, dans les autres cas une entreprise privée n’a pas l’obligation de communiquer oralement exclusivement en français.  Par contre, la Charte prévoit que les clients qui se qualifient de consommateurs ont le droit d’être informés et servis en français.  De même, les entreprises qui offrent des services à un public autre que des consommateurs doivent aussi les informer et les servir en français.

Par conséquent, votre message d’accueil doit minimalement être en français, mais il est permis d’utiliser une autre langue en plus du français.  Dans ces cas, il s’agit des mêmes principes que dans toutes les autres situations où l’usage exclusif du français n’est pas obligatoire, par exemple dans l’étiquetage des produits ou la documentation commerciale, et le français doit être accessible dans des conditions au moins aussi favorables.

La Charte de la langue française et ses règlements contiennent plusieurs obligations et ces dernières peuvent grandement varier en fonction du sujet ou d’un seul élément.

Il faut donc commencer par identifier de quoi il s’agit et bien cerner tous les paramètres, mais un fait demeure, peu importe la date où la question se pose, la première à se poser doit être « De quoi on parle? », car la réponse à cette question permet de se diriger vers les bonnes sources et ressources.

Les principaux éléments importants et points à examiner pour débuter sont analyse sont:

  • La date où vous vous posez la question notamment en rapport avec celles des entrées en vigueur des changements législatifs dont les principales sont :
    1. 1er juin 2022;
    2. 1er juin 2023;
    3. 1er juin 2025;
    4. 15 jours suivant la publication des changements au Règlement sur la langue du commerce et des affaires. (Date à venir)
  • Est-il question :
    1. D’affichage
      1. Public ou non;
      2. Visible ou non de l’extérieur;
    2. D’inscription sur les produits;
    3. De diffusion d’informations;
    4. Du nom de l’entreprise;
    5. D’une marque de commerce;
    6. De publicité;
    7. De documentation commerciale;
    8. De la provenance du document ou de l’information (notamment interne ou externe);
    9. De service à la clientèle;
    10. Du type de contrat et s’il est de gré à gré ou d’adhésion;
    11. D’un contrat conclu en personne, au téléphone ou par moyens technologiques;
    12. D’appel d’offres d’un organisme public;
    13. D’une subvention gouvernementale;
    14. À qui s’adresse le document ou l’information (notamment interne ou externe);
    15. Qui d’autre est impliqué : une personne employée, le personnel, la clientèle, un consommateur, un fournisseur, un tiers, l’Administration, etc.
  • La catégorie d’entreprise en fonction du nombre de personnes employées qui est calculé par NEQ;
  • Par la suite, il faut déterminer les règles, obligations et exceptions prévues par la loi et qui sont:
    1. Actuellement applicables;
    2. Déjà prévues, mais avec une entrée en vigueur dans les prochains mois.

 Conclusion

Les obligations vont varier en fonction du sujet, mais aussi dans le temps alors il est important de consulter les outils ou articles de loi appropriés.

Dans certaines situations, arriver à une conclusion erronée n’aura que peu de conséquences concrètes sinon aucune, alors que dans d’autres situations, les conséquences pourraient être fâcheuses, voire même très couteuses.

En effet, dans les cas où l’usage d’une autre langue est permis, il existe deux principales normes soit :

  • La suffisance du français (aussi visible ou encore qu’il soit accessible dans des conditions au moins aussi favorables);
  • La nette prédominance.

Cela démontre toute l’importance d’avant tout bien identifier le sujet du questionnement.

Mars 2024

Cette obligation vise la dotation d’un poste que ce soit par recrutement ou embauche à l’externe, mais également les cas de mutation ou de promotion à l’interne.

Un employeur qui exige la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue que le français pour accéder à un poste doit, lorsqu’il diffuse une offre visant à pourvoir ce poste, y indiquer les motifs justifiant cette exigence.

La loi n’indique pas le niveau de détails nécessaire.  À défaut de précisions, il faut présumer que pour atteindre l’objectif il faut au moins faire mention succinctement dans l’offre des principaux motifs.  L’Office indique quant à lui que les motifs devraient permettre aux personnes qui postulent de comprendre les raisons qui justifient l’exigence.  De plus, l’OQLF suggère d’inclure la fréquence à laquelle ces connaissances seront utilisées et le niveau de connaissance requis.

Les motifs indiqués peuvent notamment inclure le fait de desservir une clientèle, des fournisseurs ou des fabricants internationaux, mais il s’agit de cas par cas.

La loi prévoit depuis 2022 les démarches que l’employeur doit effectuer pour pouvoir exiger la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue.  Pour plus d’information à ce sujet, vous pouvez notamment consulter l’Aide-mémoire à l’intention des employeurs au sujet de l’exigence relative à la connaissance d’une autre langue que le français publié par l’OQLF.

Situation antérieure à 2022

Les employeurs avaient souvent tendance à exiger la connaissance de l’anglais ou un certain niveau de connaissance sans que cela soit absolument nécessaire.

En effet, la version antérieure de l’article 46 la Charte prévoyait que l’employeur ne pouvait exiger pour l’accès à un emploi ou à un poste la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une langue autre que le français à moins que l’accomplissement des tâches ne nécessite une telle connaissance.

À cette époque, le législateur déplorait que le critère de nécessité était allègrement bafoué et la jurisprudence démontrait que ce critère pouvait être assez facilement rempli.  L’application par les tribunaux était relativement souple et tenait compte notamment des circonstances propres au milieu et au poste impliqués.

À ces sujets, les points importants comprenaient notamment le fait que :

  • Il y a plusieurs facteurs qui peuvent être considérés;
  • Le résultat dépend des circonstances propres à chaque cas;
  • Il faut appliquer le critère de rationalité, de pertinence et de raisonnabilité;
  • Donc la décision ne doit pas être de mauvaise foi, déraisonnable, arbitraire ou discriminatoire;
  • L’exigence doit être justifiée en fonction des contraintes réelles du service;
  • Le fardeau de la preuve incombe à l’employeur;
  • L’exigence doit être nécessaire pour être en mesure de bien remplir toutes les responsabilités qui relèvent de la personne titulaire du poste;
  • La présence d’une clientèle minoritaire, voire même très minoritaire, suffisait à justifier l’exigence si le fait de desservir cette clientèle faisait partie intégrante des responsabilités du poste;
  • Le fait que l’exigence permettait d’offrir le même niveau de services, de les diversifier ou de développer de nouveaux marchés;
  • La présence de fournisseurs ou de clients anglophones;
  • Le critère selon lequel il ne fallait pas confondre utilité et nécessité;

À l’époque, la jurisprudence reconnaissait que le tribunal devait juger selon le poste tel qu’il était et non pas tel qu’il pourrait être si l’organisation y apportait des changements.  Il était reconnu qu’il n’appartenait pas aux tribunaux d’ordonner à l’employeur de réorganiser ses activités.

Depuis les modifications de 2022

Les précédents exemples doivent maintenant être interprétés à la lumière de la version amendée de l’article 46 de la Charte qui conserve la notion de nécessité, mais prévoit maintenant que l’employeur doit au préalable, s’il veut être en mesure de démontrer le caractère véritablement nécessaire de l’exigence, faire certaines démarches et vérifications avant d’imposer la connaissance ou le niveau de connaissance d’une autre langue que le français.

En effet, les employeurs doivent désormais être en mesure de démontrer qu’ils ont pris tous les moyens nécessaires pour éviter d’imposer une telle exigence.

Pour être en mesure de remplir son fardeau de preuve, le nouvel article 46.1 de la Charte précise maintenant les démarches que l’employeur doit effectuer au préalable.  Ainsi, dès qu’une des démarches suivantes prévues à cet article n’est pas remplie, l’employeur est réputé ne pas avoir pris tous les moyens raisonnables.

Un employeur doit donc minimalement faire les trois (3) démarches suivantes :

  1. Évaluer les besoins linguistiques réels associés aux tâches à accomplir ce qui signifie notamment de réviser les descriptions de tâches afin de s’assurer qu’elles sont à jour et correspondent à la réalité.
  2. Vérifier si les connaissances linguistiques déjà exigées des autres membres du personnel ne sont pas suffisantes pour l’accomplissement de ces tâches. Il faudra alors considérer l’état actuel de ces connaissances et effectuer une certaine forme de mise à jour de cette information dans le temps pour éviter de recommencer à chaque affichage de poste. Pour terminer, il faut tenir compte de la possibilité ou non de morceler les tâches et de son impact sur l’organisation quant à la raisonnabilité et à la faisabilité de la réorganisation notamment en lien avec les autres principes du droit du travail (convention collective, connexité ou spécialisation des tâches, acte réservé à une profession, etc.).
  3. Restreindre le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance ou un niveau de connaissance d’une autre langue que le français. En effet, l’OQLF souligne que ce n’est pas en raison du fait que l’employeur a régulièrement des contacts avec l’étranger que tous les employés doivent nécessairement être en mesure de communiquer dans cette autre langue.

Par contre, il est important de noter que la loi précise que, sans en restreindre la portée, l’article ne peut être interprété de façon à imposer à un employeur une réorganisation déraisonnable de son entreprise.  Il faudra donc attendre l’interprétation que la jurisprudence fera de ce concept ainsi que les critères qui seront utilisés pour évaluer la raisonnabilité de la réorganisation. En effet, comme mentionné précédemment, la jurisprudence sous l’ancien article était plutôt à l’effet contraire.

Une personne qui se croit victime d’une pratique interdite à ces sujets pourra faire valoir ses droits auprès de la CNESST en vertu de l’article 47 dans les 45 jours de la pratique reprochée.  Il est à noter qu’il peut donc s’agir d’une personne employée ou d’une personne qui a postulé.  Dans le cas où il y a une convention ou entente collective, l’article 50 prévoit que les articles 41 à 49 de la Charte sont réputés en faire partie intégrante et le dépôt d’un grief (ou autre mécanisme prévu s’il s’agit d’une entente) sera le moyen de faire valoir les différents droits inclus dans ces articles.

Conclusion

Le résultat de l’analyse des trois démarches maintenant obligatoires et du critère de la nécessité peut varier dans le temps notamment quant à l’évolution des tâches réellement accomplies, au moment où l’employeur a procédé à l’analyse précédente ou encore à l’évolution de la composition du personnel ce qui a pu avoir un impact sur les connaissances linguistiques déjà présentes au sein de l’équipe de travail.  Bien entendu, l’employeur doit faire et adapter son analyse du poste en fonction de la réalité propre à chaque succursale ou entreprise.

Vous pouvez également consulter l’Aide-mémoire à l’intention des employeurs au sujet de l’exigence relative à la connaissance d’une autre langue que le français publié par l’OQLF à ce sujet ou le questionnaire pour aider les employeurs à faire l’état de la situation dans leur entreprise.

Décembre 2023

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Pour toute autre information au sujet de la Charte de la langue française et sur bien d’autres sujets, consultez le site de l’Office québécois de la langue française.